Når den store konference skal afholdes, bliver valget af konferencelokaler meget vigtigt. Der er de åbenlyse udfordringer, som: Hvordan får vi plads til alle de mennesker, og hvordan skal vi afholde reception, taler og stande? Disse spørgsmål tager tid og er vigtige, men her skal det handle om mere end det rent praktiske og strukturelle.
For er der en rød tråd mellem valget af konferencelokaler og konferencen? Har vi valgt det rette kursuslokale til at afholde et kursus om salg, grafik eller IT – og skal der være forskel? Ja, selvfølgelig skal der være det.
Den røde tråd er altid imponerende
Jeres konference skal have en rød tråd, hvor kraftig og tyk den er, må være op til jer. Det kan være en tynd tråd, som man ikke bider mærke i, men som man kan finde frem, når deltagerne tænker sig om i bilen på vej hjem. Eller det kan være den tykke tråd, hvor ingen er i tvivl om, at konferencen gerne ville vise, at du tog klimakrisen seriøst, og konferencen derfor foregik i naturlige omgivelser og uden affald.
Det hele starter med valget af konferencelokaler og konferencerum, som selvfølgelig skal overholde det budget, der er sat af til det. Men hvis konferencen handler om salg af energi, så vil en konference, hvor energien kan fremvises så tæt på den rigtige produktion i konferencelokalerne være ideel.
Placeringen kan også gøre deltagerne bevidste om, hvad de har sagt ja til og skal tage del i. Det kan være konferencelokaler i naturlige omgivelser, som understøtter det fokus, som konferencen har. Det sætter rammen for konferencens fortælling.
Lad projektet drømme med jer
Budgettet skal overholdes, når der skal findes kursuslokaler, konferencelokaler og konferencerum, ja. Men udviklingen kan sagtens være vild og have store omkostninger, som aldrig bliver til noget. Det handler om at drømme stort, og så banke drømme ned til noget, der måske slet ikke ligner, men stadig har samme energi.
Konferencen har ringe udsigter, hvis I fra dag et ikke tør drømme om et stort arrangement, hvor der bliver udvekslet viden, ekspertise, taler og underholdning i absolut topklasse. Hvis I allerede tænker, det bliver en fin konference, så skinner det klart igennem, når konferencelokalerne skal gøres klar til de mange gæster. Tænk stort, og efterlev så den gode ide, det brændende ønske, som I vil have, gæsterne skal forstå og tage derfra med.